9 erros na gestão de manutenção (e como se livrar deles)

Conhecer as atividades do setor de manutenção de uma frota é fundamental, mas, mais que isso, é indispensável saber identificar os erros na gestão de manutenção.

Não podemos negar quando dizem que é errando que se aprende. Porém, na gestão de uma operação de veículos, é melhor não arriscar. Os altos valores investidos nesse setor e a importância dos ativos exige que você, gestor, tenha o máximo de cuidado e eficiência na sua tomada de decisões.

Quais são os erros na gestão de manutenção?

Não ter uma rotina de manutenção preventiva

A manutenção preventiva possui atividades que devem acontecer em determinados períodos. O checklist de inspeção veicular, por exemplo, deve ser realizado diariamente, antes e após o retorno do veículo ao estacionamento.

Essa rotina ainda inclui alguns pequenos serviços, como a lubrificação de peças.

Além disso, a abertura de ordens de serviço é fundamental para que uma falha seja corrigida com agilidade e no menor tempo possível.

Não diferenciar os tipos de manutenção

Temos diferentes tipos de manutenção nas frotas e, os três mais conhecidos e utilizados são: preventiva, corretiva e preditiva, cada uma possui diferentes rotinas e finalidades. 

Por exemplo, a corretiva abrange apenas os serviços realizados para corrigir um problema ou falha, e a preditiva utiliza tecnologias para prever e antecipar as falhas veiculares.

É um erro não fazer a diferenciação adequada e, principalmente, não acompanhar os custos por tipo. Tanto pelo fato disso trazer pouca visibilidade e controle para a sua operação, quanto porque as atividades e rotinas podem se perder e você acaba com resultados negativos todos os meses.

Esquecer dos pneus da frota

Cuidar dos pneus do veículo é tão importante quanto cuidar do veículo em si. Afinal, os pneus têm a função de estar em contato com o solo, recebendo e transferindo todos os impactos ao veículo.

Assim sendo, quanto mais otimizadas as condições de rodagem do pneu, menor será o impacto na integridade do veículo.

Falhar no controle de consumo de combustível

O consumo de combustível é um excelente indicador para encontrar problemas no funcionamento de um veículo. O aumento deste consumo pode acontecer por diferentes motivos:

• Problema no catalisador;
• Filtro de ar entupido;
• Velas desgastadas;
• Fluido de arrefecimento baixo;
• Calibragem baixa dos pneus.

Como você pode notar, todos os erros estão relacionados à manutenção dos veículos. Portanto, pode ser considerado um dos erros na gestão de manutenção você não acompanhar o consumo de combustível de cada veículo da frota.

Não ter um histórico de manutenção

O histórico de manutenção é utilizado para acompanhar as ordens de serviços abertas e fechadas, além de identificar qual foi o serviço solicitado, a correção e o valor investido. Ou seja, funciona como um relatório da frota. 

Nele, você pode tanto ter a visualização de todos os veículos da frota, quanto de cada um individualmente.

É um erro não ter esse histórico, pois ele apresenta informações fundamentais para o desenvolvimento e otimização da sua gestão de manutenção. Ferramentas como o checklist eletrônico ou o sistema de registro de ordens de serviço são boas alternativas para aplicar na frota e gerar o seu relatório.

Negligenciar a capacitação e treinamento de motoristas

Os motoristas são um dos principais fatores que influenciam na qualidade da frota e no desempenho dos veículos. Eles também acabam sendo os responsáveis, na maioria dos casos, pelos danos nos veículos.

Suas ações e estilo de condução têm impacto direto nos serviços de manutenção que se tornam necessários ao longo do tempo.

Por isso, todos os motoristas devem passar por treinamentos e capacitações com regularidade, seja através de palestras, cursos ou simulações práticas.

Não utilizar métodos de controle

Sem dúvidas, um dos maiores erros na gestão de manutenção é não ter um método definido para realizar o seu controle. Não há gestão sem método.

Os métodos podem ser definidos conforme o modelo da empresa ou de acordo com o que melhor se adequar à rotina existente. Algumas metodologias utilizadas em frotas são:

• OKR;
• PDCA;
• 5S;
• 5W2H.

Ignorar as tendências e tecnologias do setor

Não seguir as tendências da gestão de manutenção faz com que a empresa não se modernize e acabe perdendo vantagem competitiva no mercado. Afinal, seus processos não estarão tão otimizados quanto o dos concorrentes que já se adequaram a uma nova realidade.

Se as tendências apontam para um maior uso de tecnologias, desde a etapa administrativa até a operacional, então é algo que você deve estudar para encontrar os sistemas que melhor atendem às necessidades da sua operação.

Não fazer a implementação da gestão de manutenção

A gestão de manutenção é a área da administração de uma frota que vai organizar todas as atividades e processos, além de analisar os indicadores e resultados para gerar cada vez mais melhorias.

É principalmente benéfica nas frotas que possuem 100 ou mais placas em sua operação, mas, mesmo uma frota de pequeno porte já pode começar a organizar a sua gestão de maneira prática e funcional. Assim, também se torna mais fácil a hora de expandir as operações.

O que não pode faltar para gerenciar as manutenções da frota?

São três os itens fundamentais para a sua gestão de manutenção ser eficiente:

1 – Organização

Nenhuma gestão funciona sem organização. É preciso ter um plano de manutenção definindo quais são as atividades, responsáveis, ferramentas e assim por diante. Tudo isso também pode ser descrito na sua Política de Frotas.

2 – Dados

Hoje em dia, é indispensável utilizar ferramentas que coletam dados ou, no mínimo, ter meios de coleta manuais na rotina da operação. A inspeção dos veículos, por exemplo, pode ser feita por um checklist eletrônico ou de papel.

Se optar por usar o de papel, é importante que esse papel chegue em suas mãos e que os dados sejam inseridos em uma planilha de controle para não se perderem.

E porque os dados são tão importantes? Isso é porque eles são a base da próxima etapa que não pode faltar na sua gestão:

3 – Análise

Caso não realize análises para a sua tomada de decisão, saiba que também pode ser considerado um dos erros na gestão de manutenção. Essa parte vai guiar todo o levantamento de problemas e geração de ideias que possam solucioná-los.

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