Decifrando os custos da frota: o que faz parte do seu orçamento?

Conhecer os custos da frota é uma parte fundamental da sua gestão. Essa é a maneira que você consegue identificar onde podem ser realizados cortes para reduzir custos e quais áreas possuem déficits que devem ser atendidos.

Um dos principais setores que apresentam custos elevados é o de manutenção da frota. Em parte, por incluir diversas atividades e serviços, mas, em muitos casos, por conta de falhas na gestão de manutenção e controle dessas despesas específicas.

Ao entender a composição dos custos da frota, você passa a tomar decisões mais assertivas e implementar estratégias eficientes que levam a uma melhor economia de seus recursos.

Quais são os custos da frota?

Combustível

Na maioria das vezes, o combustível é o principal e maior custo em uma operação de veículos. Afinal, sem ele, o veículo não sai do lugar.

Além disso, existem algumas dificuldades em controlar esses valores, como a alta variação de preço nos postos ao longo de um ano e, também, a variação no consumo de combustível por modelo de veículo.

Apesar das dificuldades, é um dos custos da frota mais importantes para você controlar, visto que é uma área em potencial para reduzir os seus gastos e aumentar a eficiência operacional.

Treinamentos

É fundamental realizar treinamentos constantes com os motoristas da sua operação. Eles ficam responsáveis não apenas pela direção do veículo com segurança, mas também por cuidados com a inspeção diária e, em alguns casos, de pequenos reparos e higienização.

Para que todas essas atividades sejam realizadas em conformidade com as diretrizes propostas na sua política de frotas, treinamentos e simulações são necessários.

Cada um terá diferentes estruturas e necessidades que exigirão alguns orçamentos da sua empresa. Por isso, você deve planejar os treinamentos com antecedência e garantir que terá tudo pronto quando chegar o momento.

Regularização

Esse aspecto aborda todas as despesas relacionadas às documentações e licenciamento de veículos da frota. Taxas como do seguro obrigatório e IPVA são indispensáveis para evitar problemas legais e acabar com multas ou suspensão do seu veículo.

Aqui, os custos não podem ser negligenciados e você precisa ter um bom controle sobre eles, garantindo que nenhuma data de vencimento será ultrapassada e que você terá os orçamentos necessários em cada data.

Manutenções

Além dos serviços, peças e mão de obra, os custos de manutenção

 também incluem outras despesas relevantes que impactam diretamente o orçamento da empresa. Por exemplo, a depreciação dos veículos ao longo do tempo é um fator importante a ser considerado, pois afeta diretamente o valor  de revenda desses ativos.

Investir na renovação de veículos é uma outra estratégia para garantir uma frota mais eficiente e com menor incidência de problemas mecânicos, gerando economia nas manutenções no longo prazo.

Outro aspecto é a ociosidade da frota, que gera custos sem trazer retorno para a empresa. O correto dimensionamento da frota e a gestão eficiente dos serviços de manutenção podem reduzir bastante esses gastos.

As inspeções regulares também são fundamentais para prevenir problemas mecânicos e evitar gastos elevados com reparos e consertos maiores. 

A aquisição de ferramentas e tecnologias voltadas para a gestão de manutenção é um investimento que você deve ter o olhar para o retorno que pode gerar ao tornar os processos de manutenção mais ágeis e eficientes.

Como controlar os custos da frota?

Faça um controle detalhado dos custos da frota

O primeiro e mais importante passo para gerenciar qualquer operação é fazer um controle detalhado dos custos. Registrar os gastos é fundamental para entender os valores direcionados para cada área e possibilitar o controle efetivo dessas despesas.

Você pode fazer isso por planilhas ou sistemas de gestão especializados (ERPs), garantindo que terá os dados necessários para analisar e comparar diferentes períodos.

Estabeleça metas

Definir metas claras é fundamental para ter uma compreensão do cenário da frota. Quando os motoristas entendem que é importante fazer a realização de revisões e manutenções dos veículos é importante para a eficiência e bom desempenho de suas atividades, isso serve como um incentivo para a execução dessas tarefas.

Ter metas gerais e específicas para cada equipe ou colaborador individualmente ajuda a garantir maior aderência às ações propostas para cada rotina de manutenção da frota.

E, claro, com as metas, é essencial também estabelecer as métricas e indicadores para acompanhar os resultados e fazer ajustes conforme necessário.

Gerencie as diferentes áreas da sua frota

Caso esteja lidando com um problema com as suas demandas, converse com a diretoria da empresa para contratar gestores específicos de cada área. É possível contratar gestores de manutenção, pneus, abastecimento, recursos humanos, entre outros.

Busque entender quais áreas da sua frota estão com maiores problemas e como agregar um novo profissional responsável poderá ajudar.

Tenha uma gestão eficiente de abastecimento

A gestão de abastecimento contribui para a redução de custos da frota de maneira bastante significativa, pois esse é um dos principais gastos operacionais. 

Para um controle eficiente, você deve ter regras e políticas claras para o abastecimento da frota, determinando também os fornecedores, locais e tipos de combustíveis permitidos. Promover treinamentos e usar tecnologias de controle também são ações que geram resultados mais positivos na sua operação.

Realizar o controle de manutenção da frota

Ter um gestor específico dessa área pode trazer grandes benefícios, como a organização das atividades de manutenção, redução de custos desnecessários e aumento na disponibilidade dos veículos.

É preciso dar atenção ao planejamento de manutenções, garantindo que os veículos passem pelas inspeções regulares e que as correções sejam feitas antes de apresentarem falhas graves.

Ter um sistema para a gestão de manutenção também é um fator diferencial na sua frota que pode levar à economia e segurança das suas operações veiculares.

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