O abastecimento de frota precisa ter diretrizes claras para garantir um controle sobre os custos e resultados operacionais. No entanto, se um motorista abasteceu fora das regras — e isso acontece! — pode estar gerando custos extras, dificuldades no monitoramento e até riscos de fraude.

Muitas vezes, o problema ocorre quando os motoristas abastecem em postos não autorizados, utilizam um tipo de combustível diferente do recomendado ou realizam abastecimentos sem autorização.

Quando isso acontece, o gestor precisa agir rapidamente para entender o motivo, aplicar as medidas corretivas e evitar que o problema se repita.

Se um motorista abasteceu fora das regras, aqui está o que você pode fazer para lidar com o caso e garantir que isso não volte a acontecer.

Por que abastecimentos fora das diretrizes são um problema?

Abastecer um veículo da frota sem seguir as normas da empresa pode gerar custos extras e comprometer o controle operacional. Alguns dos principais problemas são:

• Custos não previstos no orçamento: abastecer em postos não credenciados pode significar pagar preços mais altos, aumentando os custos operacionais.
• Risco de fraudes e desvios: sem um controle rígido, abastecimentos indevidos podem mascarar desvio de combustível ou cobranças indevidas.
• Dificuldade no monitoramento da frota: quando os motoristas abastecem sem autorização, os gestores perdem o controle sobre o consumo e a eficiência dos veículos.
• Problemas mecânicos: se o frentista colocou combustível errado, o motor do veículo pode ser danificado, resultando em custos altos de manutenção.

O motorista precisa de autorização para abastecimento?

Sim! E essa regra precisa estar muito clara dentro da empresa. Sem um controle eficiente, os motoristas podem abastecer fora das regras, o que afeta os custos e a previsibilidade do orçamento. 

Por isso, toda frota deve ter um processo estruturado de autorização para abastecimento, alinhado com as regras para uso de veículos da empresa, garantindo que os motoristas sigam as diretrizes corretamente.

O ideal é que a frota utilize cartões de abastecimento ou plataformas de gestão de frota, onde cada transação é registrada automaticamente, permitindo um controle preciso e evitando abastecimentos não autorizados.

Caso a empresa ainda não tenha um sistema automatizado, o abastecimento deve ser planejado e autorizado previamente pelo gestor, garantindo que os recursos sejam utilizados de forma estratégica e sem desperdícios.

O que fazer se o motorista abasteceu fora das regras de abastecimento?

Se uma quebra das regras de abastecimento for identificada, o gestor deve agir rapidamente para entender a situação e tomar as medidas necessárias. O ideal é seguir um procedimento bem definido para garantir que o problema seja resolvido de forma justa e eficaz, sem comprometer a operação.

Para lidar com a situação e evitar que o problema se repita, siga esses passos:

Identificar a causa do problema

Antes de qualquer ação, o primeiro passo é entender por que o motorista abasteceu fora das regras da empresa

Ele estava ciente das diretrizes de abastecimento? Houve uma falha no cartão ou a rede credenciada estava indisponível? Ou foi uma decisão intencional para burlar o sistema?

Responder a essas questões ajuda a avaliar se o abastecimento indevido foi resultado de um erro pontual, falta de informação ou uma possível tentativa de fraude. Essa análise inicial é essencial para definir a melhor abordagem para o caso, garantindo que as medidas corretivas sejam aplicadas de forma justa.

Coletar informações e analisar o impacto

Após identificar a possível causa do problema, é fundamental reunir informações detalhadas sobre o abastecimento.

Registros como local, valor, data e tipo de combustível ajudam a entender se o ocorrido foi uma exceção ou se há um padrão irregular no comportamento do motorista.

Se houver indícios de fraude, comparar esse abastecimento com registros anteriores pode revelar padrões suspeitos.

Valores muito acima da média de consumo do veículo, abastecimentos em horários incomuns ou em postos não autorizados são sinais que exigem atenção. A análise desses dados permite ao gestor tomar decisões com base em informações concretas, evitando prejuízos financeiros para a empresa.

Conversar com o motorista

Com todas as informações em mãos, é hora de entender a versão do motorista. O contato deve ser direto, mas sem tom acusatório, garantindo que ele se sinta confortável para explicar o ocorrido.

Algumas justificativas são comuns nesses casos, como alegação de urgência, desconhecimento das regras, falha na comunicação ou até mesmo má-fé.

Independentemente da explicação, a conversa deve ser conduzida com transparência e profissionalismo.

Se o motorista abasteceu fora das regras por conta de um erro genuíno, a solução pode estar na capacitação e reforço das diretrizes. Caso seja um descumprimento intencional das regras, é necessário avaliar as medidas disciplinares cabíveis.

Aplicar as medidas corretivas

Após todos esses passos, o próximo é garantir que o problema não se repita. Se o abastecimento irregular ocorreu por falha no treinamento, o gestor deve reforçar a orientação sobre as regras para uso dos veículos da empresa, garantindo que todos os motoristas compreendam suas responsabilidades.

Nos casos de infração proposital, medidas mais rigorosas podem ser necessárias, como advertências formais e monitoramento mais detalhado do consumo de combustível. Se houver fraude confirmada, a política interna da empresa deve ser aplicada, podendo incluir sanções como suspensão ou até desligamento do funcionário.

Além dessas ações, é essencial revisar o controle de abastecimento da frota, implementando ferramentas que aumentem a transparência das transações. O uso de cartões corporativos, sistemas de monitoramento e auditorias regulares pode reduzir a ocorrência de abastecimentos fora das diretrizes da empresa.

Qual a responsabilidade de um motorista da frota?

Entre os principais deveres, o motorista deve seguir as regras de uso dos veículos da empresa, respeitando desde os protocolos de abastecimento até a condução responsável no trânsito.

O descumprimento dessas normas pode gerar desperdício de combustível, desgaste excessivo dos veículos e até riscos legais para a empresa.

Outro ponto essencial está no planejamento das rotas e na gestão do abastecimento. Evitar desvios desnecessários e abastecer apenas nos postos credenciados são medidas que garantem controle sobre os custos operacionais e ajudam a empresa a manter um planejamento financeiro mais previsível.

Quando um motorista abastece fora das regras, ele compromete essa estratégia, dificultando o monitoramento da frota e abrindo brechas para fraudes.

Ainda mais, a responsabilidade do motorista inclui o zelo pelo veículo. Isso significa relatar qualquer falha mecânica, garantir que manutenções preventivas sejam cumpridas e evitar práticas que possam comprometer o funcionamento do motor, como rodar com o tanque quase vazio ou utilizar um combustível inadequado.

A postura profissional do motorista também envolve seguir as leis de trânsito, respeitar os limites de velocidade e adotar uma direção segura. Condução agressiva, freadas bruscas e uso indevido do veículo podem gerar desgaste prematuro da frota e aumento nos custos de manutenção.

Por fim, a comunicação com o gestor de frota é uma parte fundamental do trabalho. Relatar imprevistos, sinalizar dificuldades no trajeto ou informar sobre abastecimentos realizados são práticas que garantem um melhor acompanhamento da operação e evitam problemas futuros.

Quando todas essas responsabilidades são seguidas, você passa a ter motoristas como aliados na gestão da frota, ajudando a reduzir custos, melhorar a segurança e manter um fluxo operacional eficiente.

O que um motorista não deve fazer?

Além de abastecer em postos não credenciados, há outros comportamentos que devem ser evitados.

Alguns dos principais são: rodar com o tanque quase vazio, escolher combustível diferente do recomendado, usar o veículo da empresa para fins pessoais e abastecer sem registrar a transação corretamente.

Garantir que esses pontos sejam constantemente reforçados com a equipe de motoristas é essencial para evitar problemas operacionais.

O que fazer quando o frentista colocou combustível errado?

Erros no abastecimento podem gerar graves prejuízos mecânicos e financeiros para a empresa, especialmente se um veículo rodar com um combustível inadequado. Por isso, ao identificar um abastecimento incorreto, é essencial agir imediatamente.

Se o erro for percebido antes de o veículo ser ligado, a melhor solução é não dar partida e tomar as providências necessárias no momento, como acionar um guincho e encaminhar o veículo a uma oficina especializada para a drenagem do combustível. 

Assim, é possível evitar que o líquido errado circule pelo sistema e minimize os danos ao motor.

Caso o veículo já tenha rodado com o combustível errado, o uso deve ser interrompido imediatamente para evitar danos mais graves. 

A melhor ação, nesse caso, é chamar um mecânico especializado para avaliar a situação e realizar a drenagem completa do tanque.

Também é importante investigar se houve falhas na comunicação entre o motorista e o frentista, garantindo que o problema não se repita no futuro.

Esse tipo de erro pode gerar custos elevados de reparo e até indisponibilidade do veículo na operação. Portanto, sempre reforce o treinamento dos motoristas, orientando-os a questionar se está na bomba certa para o combustível desejado.

Como controlar o abastecimento de frota?

De maneira geral, você deve ter seguir algumas boas práticas para conseguir ter um bom controle sobre os abastecimentos da frota:

• Estabelecer uma política de frotas;
• Usar um cartão frota;
• Controlar as informações em tempo via sistema de gestão de abastecimento;
• Monitorar o consumo de combustível dos veículos da frota;
• Treinar e conscientizar os motoristas sobre suas responsabilidades.

O primeiro passo para um controle eficiente do abastecimento é estabelecer uma política de abastecimento clara.

Definir regras sobre postos credenciados, limites de valor e tipos de combustível permitidos garante maior previsibilidade nos custos e reduz riscos de irregularidades.

A tecnologia também é indispensável. O uso de cartões de abastecimento corporativos e sistemas de monitoramento permite rastrear cada transação em tempo real, identificando padrões de consumo e gerando alertas para abastecimentos fora das diretrizes.

Quando o motorista abasteceu fora das regras, essas ferramentas ajudam a detectar rapidamente o problema e tomar as medidas necessárias.

O monitoramento do consumo da frota pode ser uma ação rotineira em sua gestão também. 

Comparar o desempenho dos veículos, avaliar a média de km/L e verificar variações no consumo ajudam a identificar ineficiências, sejam elas relacionadas à condução dos motoristas, à manutenção dos veículos ou a possíveis desvios de combustível.

E, claro, você deve garantir que os motoristas sigam corretamente as diretrizes de abastecimento. Treinamentos sobre a responsabilidade de um motorista profissional com o veículo da empresa reforçam boas práticas e reduzem o risco de abastecimentos indevidos.

Além disso, com uma Política de Frotas bem estruturada, sua empresa estabelece processos claros sobre onde, quando e como os veículos devem ser abastecidos, além de reforçar a responsabilidade dos motoristas no uso adequado dos recursos da empresa.

Se você ainda não tem um documento oficial para isso, baixe agora o Template de Política de Frotas e implemente um modelo de gestão que ajuda a reduzir custos e garantir maior previsibilidade no abastecimento.