Reduzir custos operacionais e administrativos em uma empresa é um fator decisivo para o seu crescimento. O uso de recursos da instituição apenas para pagamento de altas despesas implica em uma baixa lucratividade.

Como consequência disso, não há fôlego para novas contratações ou investimentos nos serviços.

Para que um equilíbrio seja alcançado, é preciso que fazer um gerenciamento no fluxo de caixa e também no setor de compras, integrando diferentes partes da empresa. No caso de uma empresa de frotas, a conta deve ser feita entre o valor recebido pela realização do serviço e o desembolso necessário para executá-lo.

Separamos algumas dicas para que a sua empresa tenha mais lucro e organização na gestão de frotas. Conheça:

Entenda o seu negócio

Compreender quais são os custos fixos e variáveis, e diretos e indiretos, dentro do seu negócio deve ser o primeiro passo. Os diretos são aqueles que serão usados no veículo ou equipamento, enquanto os indiretos devem ser considerados aqueles relacionados à administração do processo.

Também é preciso entender o que está ligado ao operacional do negócio e administrativo. A revisão e conserto de pneus e veículos, taxas de licenciamento, seguro, gasolina e pagamento aos motoristas são exemplos de custos operacionais.  

Um custo como a depreciação dos caminhões, por exemplo, apesar de estar sempre no radar dos gestores, pode variar a cada mês. Da mesma forma, a gasolina, por maior que seja a programação a longo prazo, não temos como prever as variações de preço.

Estes são exemplos de custos operacionais variáveis.

Já as despesas administrativas são entendidas como os valores utilizados para manutenção da empresa como um todo. Entre elas, estão as contas de aluguel e condomínio do espaço, luz, internet e salários dos colaboradores.

É preciso ter organização

Ao atuar em uma área de transportes, é imprescindível ter um método para fazer o controle de equipe, veículos e gastos, para que não interfira na manutenção da empresa a longo prazo. A criação de procedimentos e metas ajuda muito neste momento.

Assim como o uso de tecnologias e ferramentas modernas que agilizam o trabalho tanto operacional, quanto gerencial e administrativo.

Comunicação é fundamental

Em uma frota de veículos, os motoristas devem ser o foco da empresa. Manter uma comunicação aberta e saudável ajuda no cumprimento das tarefas e na manutenção do padrão de qualidade. Para isso, é preciso realizar ciclos de conversas e palestras sobre segurança no trabalho e nas estradas.

Outra possibilidade é criar meios de interação entre todos os envolvidos na empresa, como grupos em aplicativos de transmissão de mensagens ou murais internos. Este movimento gera mais engajamento da equipe e, consequentemente, mais produtividade.

Capacite seus colaboradores

Oferecer treinamentos e cursos de capacitação são formas de aproximar os colaboradores dos seus gestores. Além, é claro, da possibilidade de gerar economia no fim do mês. Funcionários motivados e em alinhamento com o propósito da empresa proporcionam mais qualidade no serviço prestado.

Estes treinamentos servem para que os motoristas adotem boas práticas no trânsito e nas estradas e estejam preparados para imprevistos. Acidentes e outros contratempos geram ainda mais despesas para a empresa e podem ser evitadas.

Controle a velocidade dos veículos

Caminhões ou veículos de frota precisam ter velocidade controlada. Se não for possível instalar um dispositivo, esse controle precisa ser feito pelos próprios motoristas. Veículos que aceleram – ou freiam – demais causam um desgaste maior dos pneus, além de maior consumo de combustível.

Além disso, manter uma velocidade moderada garante a segurança do motorista e dos outros veículos nas estradas. Uma direção responsiva evita acidentes e permite que a velocidade possa ser alterada de forma gradativa. Também é preciso estar atento aos limites impostos por cada trecho das rodovias.

Implemente uma rotina de manutenção preventiva

A manutenção preventiva dos veículos, em itens como bateria, filtro e escapamento evita sustos e gastos desnecessários, possibilitar reduzir custos operacionais e administrativos.

Cuidar da qualidade da sua frota também é essencial para reduzir custos a médio e longo prazo — e o mesmo deve acontecer com a calibragem dos pneus.

Uma quebra inesperada de veículo ou pneu furado, inclusive, pode acarretar em atrasos na realização de entregas ou serviços, causando prejuízos e perdas de contratos.

Pesquise e planeje

O preço do combustível, seja gasolina ou diesel, sofre alterações recorrentes. Para economizar, é preciso manter um controle mensal de utilização do combustível, além de fazer o acompanhamento constante de preços.

Comparar preços entre postos e procurar parcerias é uma ação que pode contribuir na conquista de benefícios e economia.

Não adianta conseguir combustível com preço em conta e fazer rotas maiores que o necessário. Planejar o menor caminho possível a ser percorrido e otimizar as rotas evita desperdício de tempo e dinheiro para a empresa, proporcionando novas possibilidades.

Invista em um sistema de gestão de frota

Um sistema de gestão de frota é fundamental para que as empresas reduzam os custos operacionais e administrativos sem sofrer perdas no orçamento. Geralmente, esse tipo de tecnologia traz visualizações completas sobre o funcionamento das operações e onde estão os maiores (e menores) custos associados.

Dessa forma, fica mais fácil e preciso promover ações para reduzir custos operacionais e administrativos.

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