O reembolso de motoristas é uma prática para garantir a compensação financeira justa pelas despesas incorridas durante as viagens a trabalho.

Isso inclui custos como combustível, pedágios, manutenção do veículo e outras despesas operacionais.

O processo de reembolso é importante para o controle de custos e recursos da empresa, permitindo entender de fato quais são os custos associados ao transporte e quais as  oportunidades de economia e otimização.

Do ponto de vista da gestão de frotas, contribui para promover transparência, controle de finanças e satisfação dos colaboradores, além de otimizar os processos operacionais e garantir uma gestão eficiente.

Reembolso de motoristas e reembolso por km rodado

O reembolso de motoristas é um processo em que o gestor de frota compensa os motoristas pelos gastos totais que eles tiveram durante suas atividades, como alimentação, hospedagem e combustível.

Isso exige a apresentação de recibos e notas fiscais, podendo ser desafiador manter um bom controle e evitar erros e fraudes.

Por outro lado, o reembolso por km rodado compensa os motoristas com base na distância percorrida. Nesse caso, o valor a ser reembolsado é pré-determinado por quilômetro rodado, eliminando a necessidade de guardar recibos e notas fiscais para cada despesa individual.

É um método de controle que pode facilitar a auditoria dos custos operacionais, mas também pode gerar conflito com os motoristas, pois acaba não cobrindo todas as suas despesas reais.

Geralmente, esse método é apenas utilizado quando o motorista utiliza seu veículo próprio para realizar os serviços da empresa.

Quais são os gastos elegíveis para o reembolso?

Isso pode variar conforme a operação e a empresa, mas geralmente inclui despesas de:

• Combustível
• Pedágio
• Manutenção do veículo
• Alimentação durante a viagem
• Hospedagem

Também pode incluir custos com seguros específicos que sejam necessários para a realização da viagem ou transporte e outros custos que possam estar diretamente relacionados à viagem e à atividade do motorista, como ferramentas específicas ou materiais de segurança.

Qual a melhor forma de calcular o reembolso dos motoristas da frota?

Não há dúvidas de que é um desafio controlar e auditar cada reembolso, pois há bastante burocracia envolvida e, na maioria das vezes, é um processo suscetível a erros e inconsistências.

Idealmente, a melhor forma de calcular o reembolso dos motoristas da frota é utilizando um sistema de gestão automatizado que considere tanto a quilometragem rodada quanto os custos específicos de cada viagem.

Se você tiver a alternativa de automatizar esse processo, consegue evitar dores de cabeça e reduzir o tempo gasto com cálculos manuais.

Caso não tenha essa opção, a melhor maneira é definir um processo padronizado para a coleta de notas fiscais e registros de custos de cada motorista. Quanto mais bem definido for esse processo, mais fácil será de controlar as despesas e reembolso de todos os motoristas.

Como calcular o reembolso de motoristas?

Para fazer esse cálculo, você precisa primeiro definir as políticas de reembolso da sua frota e especificar quais são as despesas elegíveis para o reembolso.

Geralmente, incluem-se despesas com combustível, pedágios, estacionamentos, e, em alguns casos, alimentação e hospedagem.

As suas políticas devem estabelecer também o teto de gastos para o reembolso e um prazo de pagamento — se será por dias corridos após a entrega da nota fiscal, a partir da emissão da nota ou por períodos pré-determinados (semana, quinzena ou mês).

Cálculo de reembolso por km rodado

Se você realizar esse cálculo utilizando as despesas reais do veículo e da viagem, é preciso iniciar a sua conta somando todos os custos elegíveis (como combustível, manutenção, entre outros).

Depois, é preciso dividir esse custo total pela quilometragem total percorrida.

Nesse caso, a fórmula do cálculo de reembolso de motoristas é:

Reembolso = custo total de despesas (combustível + manutenção + pedágio, etc.) / Quilometragem percorrida

Faça um melhor controle de custos de despesas de viagens

As melhores práticas para fazer o controle de custos da viagem e conseguir um cálculo preciso de reembolso de motoristas incluem, por exemplo, utilizar ferramentas que facilitem esse processo, como sistemas de controle de abastecimentos ou cartões atrelados a cada motorista. 

Além disso, realizar o fechamento de cada viagem é indispensável. 

Registre todas as despesas realizadas durante a viagem. Verifique se o valor adiantado ao motorista cobre todas as despesas ou se há necessidade de ajustes, como devolução de valores ou pagamento de reembolsos adicionais.

Por último, você também deve montar relatórios e avaliar se os custos estão dentro do esperado e se o reembolso está sendo aplicado corretamente e dentro dos limites estabelecidos.

Utilize indicadores como receita média por viagem, receita por quilômetro, custo por quilômetro, custo por entrega e custo por viagem, essenciais para uma avaliação detalhada da performance da frota.

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