Gerenciar o abastecimento da frota com planilhas pode parecer simples no início, mas conforme a operação cresce, os desafios aumentam – e os erros também. A dúvida entre planilha vs software para auxiliar na sua gestão passa a ser mais latente.

Informações descentralizadas, dificuldade em rastrear abastecimentos irregulares e horas perdidas conferindo dados manuais são apenas alguns dos problemas enfrentados pelos gestores que ainda dependem de Excel ou Google Planilhas.

Mas, como saber o momento certo para trocar a planilha por um software de gestão de abastecimento?

É preciso considerar diversos aspectos antes de tomar uma decisão, como o tamanho da sua frota, da complexidade da sua operação e do nível de controle que você deseja ter sobre os seus custos com combustível.

A seguir, vamos comparar software vs planilhas manuais e entender qual solução faz mais sentido para a sua frota. 

Como você faz o controle de combustível da frota?

Se a sua frota ainda depende de planilhas para acompanhar abastecimentos, você já deve ter enfrentado desafios como dados desatualizados, erros manuais e dificuldade para rastrear padrões de consumo.

Não há dúvidas, começar com Excel ou Google Planilhas por ser uma opção acessível, mas a longo prazo, ela pode se tornar inviável e a automatização da gestão de abastecimento, inevitável.

Controle de combustível com Excel

O Excel é uma ferramenta versátil e amplamente utilizada para diversos tipos de controle, incluindo a gestão de abastecimento.

Com ele, é possível criar planilhas personalizadas, registrar os abastecimentos da frota e até gerar gráficos para acompanhar o consumo de combustível ao longo do tempo.

A principal vantagem? Ele tem um baixo custo e você até pode fazer um controle de abastecimento gratuito usando planilhas. No entanto, para aproveitar ao máximo essa alternativa, é preciso investir tempo na criação de fórmulas e na conferência manual dos dados.

Porém, também tem desvantagens, como a necessidade de inserir dados manualmente, não ter alertas automáticos sobre possíveis problemas e a integração com outras plataformas de análise e geração de relatórios é um pouco mais complexa.

Se a frota é pequena e os abastecimentos são poucos, o Excel pode ser suficiente. Mas à medida que a operação cresce, os desafios começam a aparecer – e a planilha pode se tornar mais um obstáculo do que uma solução.

Controle de combustível com Google Planilhas

O Google Planilhas traz algumas melhorias em relação ao Excel, principalmente no quesito colaboração. Como funciona na nuvem, permite que diferentes pessoas acessem e atualizem os dados em tempo real, o que facilita a comunicação entre os responsáveis pelo abastecimento da frota.

Essa, inclusive, é uma das suas vantagens: o acesso remoto e compartilhamento facilitado, também permitindo a atualização em tempo real, evitando versões desatualizadas da planilha.

Apesar disso, ainda estamos falando de um controle de frotas por planilhas, que exige inserção manual de dados e não contribui para agilizar análises e tomadas de decisões.

Gestão de combustível com uma plataforma dedicada

A grande diferença entre planilha vs software está na automação e no controle avançado. Um sistema de gestão de abastecimento elimina a necessidade de registros manuais, garantindo dados precisos em tempo real e integrando todas as informações em um só lugar.

As suas vantagens incluem: 

• Automação total: elimina o preenchimento manual, reduzindo erros e fraudes.
• Monitoramento em tempo real: controle completo sobre abastecimentos e consumo.
• Relatórios estratégicos: análise de padrões de consumo para otimizar custos.
• Pagamentos digitais integrados: elimina reembolsos manuais e aumenta a segurança.
• Controle de políticas de abastecimento: restrições por veículo, motorista, posto e valor máximo permitido.

A automação permite que o gestor tenha uma visão completa do consumo de combustível da frota e tome decisões mais estratégicas, sem depender de atualizações manuais ou verificações demoradas.

Além disso, um app de controle de abastecimentos da frota pode facilitar ainda mais esse processo, permitindo o acompanhamento das transações em tempo real, direto do celular.

Se sua frota já enfrenta dificuldades com abastecimentos não controlados, falta de transparência nos custos ou desperdícios de combustível, um sistema de gestão pode ser o próximo passo para otimizar a operação.

Qual a melhor forma de controlar o combustível?

A melhor forma de controlar o combustível da frota depende de alguns fatores particulares à sua operação, como tamanho da frota, processos operacionais, integração com sistemas existentes, e assim por diante.

Se você chegou até aqui, já percebeu que as planilhas podem ser úteis no início, mas apresentam grandes limitações conforme a frota cresce. Isso porque, além de exigirem um trabalho manual intenso, elas não oferecem a precisão e o nível de controle que você pode estar precisando.

Já o sistema pode ter um custo de implementação inicial alto, mas facilitar diversos outros aspectos, como automatização da entrada de dados, geração de relatórios para análise e cruzamento de dados de outros setores.

Para de fato encontrar a melhor forma de controlar o combustível da sua operação, você deve considerar alguns critérios. Confira a seguir.

O que considerar para escolher a melhor solução?

Os critérios que você deve considerar para escolher entre planilha vs software de controle de abastecimento são:

Critério	Planilhas Excel ou Google	Sistema de gestão de combustível
Entrada de dados	Manual (sujeito a erros)	Automática (integração direta)
Controle de fraudes	Limitado (difícil de identificar abastecimentos irregulares)	Avançado (regras configuráveis e monitoramento em tempo real)
Relatórios	Básicos e manuais	Detalhados e automatizados
Integração com outros sistemas	Não possui	Sim (pagamento, telemetria, gestão de frotas, etc.)
Escalabilidade	Difícil de gerenciar em frotas médias e grandes	Adaptável a qualquer tamanho de frota
Tempo gasto na gestão	Alto (inserções e verificações manuais)	Baixo (dados consolidados automaticamente)

Quando vale a pena investir em um software?

Você está enfrentando problemas como a falta de controle sobre abastecimentos, dificuldades na análise de dados e suspeitas de fraudes? Então, nesse caso, a resposta é que: sim, vale a pena! 

Esse pode ser o momento certo para considerar um sistema especializado. Embora ele tenha o investimento inicial, um sistema pode rapidamente se pagar com a economia gerada pelo maior controle do consumo de combustível.

Se você quer elevar a gestão da sua frota para o próximo nível, automatizar a gestão de combustível pode ser o passo mais estratégico para otimizar sua operação.

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